Một diễn đàn có tên Kenhsinhvien.net phân tích ra nhiều lợi ích mang lại từ việc kiểm soát tốt thời gian trong công việc. Bạn sẽ đạt được những gì mình muốn, cải thiện hiệu suất làm việc và đạt được nhiều điều mà tốn ít công sức hơn, có thời gian cho những điều bạn muốn và bạn coi trọng, tìm được sự cân bằng, hoàn thiện và hài lòng nhiều hơn.

Việc bố trí thời gian hợp lý cũng giúp bạn có thể tập trung thời gian và sức lực vào những việc quan trọng nhất, đặt ra và đạt được những mục tiêu dài hạn, tránh lãng phí và có nhiều khoảng thời gian hoạt động hiệu quả mỗi ngày, hoàn thành công việc đồng thời giảm lo lắng, không còn bị ngập đầu trong công việc và áp lực. Cuối cùng, điều này khiến bạn trở thành một nhà quản lý thời gian giỏi trong mọi lĩnh vực của cuộc sống.

Công ty Best tư vấn một số "mẹo" quản lý thời gian: Viết ra mọi thứ cần làm, sắp xếp thứ tự ưu tiên trong danh sách công việc, lên kế hoạch tuần, luôn mang theo một cuốn sổ nhỏ, sử dụng hệ thống quản lý thời gian, nhận biết và khắc phục các thói quen xấu, không làm việc của người khác, ghi chép nhật ký về mục tiêu, không là người cầu toàn...

Báo điện tử Dân Trí chia sẻ bí quyết giúp chủ động với thời gian: Tạo danh sách công việc và tạo thói quen cập nhật nó thường xuyên; định rõ khung thời gian cho mỗi hành động và ngày hoàn tất; đề ra thời hạn cuối cùng và tôn trọng chúng; sử dụng thời gian thật khôn ngoan; trật tự và ngăn nắp; tránh sự ngắt quãng; tránh những giám sát không cần thiết; hủy bỏ những cuộc họp thường nhật...

Tư vấn về mô hình quản lý thời gian trong 1 tuần, trang Xitrum.net khuyên hãy liệt kê một danh sách tất cả các công việc thường ngày trong một tuần điển hình, tổ chức những công việc thành những nhóm cùng loại với nhau và ghi chú lại thời gian dành cho chúng. "Thật thú vị là gần một phần ba thời gian của bạn được sử dụng để phục vụ những nhu cầu cá nhân", Xitrum.net khẳng định.

Vietnamworks cũng chỉ ra nhưng sai lầm trong quản lý thời gian. Đầu tiên là không đặt mục tiêu cho bản thân. Cần đặt mục tiêu theo quy tắc SMART: Specific - Cụ thể, Measurable - Đo lường được, Attainable - Khả thi, Relevant - Phù hợp, và Time-bound - Có thời hạn xác định. Tiếp đến là không lên danh sách những việc cần làm, không dành quyền ưu tiên, không thể kiểm soát những yếu tố gây xao lãng. Ngoài ra còn có những thói quen phổ biến là ôm đồm quá nhiều việc, làm nhiều việc cùng lúc hay không dành vài phút giải lao.

Theo Vietnamworks, khi có một việc đến tay thì luôn phải đặt các câu hỏi: Yêu cầu công việc có đúng với mục tiêu và mục đích làm việc của tôi không? Tôi có phải là người làm việc này tốt nhất không? Tôi có thời gian để làm việc này không?

Viện Marketing và Quản trị Việt Nam (VMI) dẫn một khảo sát của Microsoft thực hiện với 38.000 nhân viên tại 200 quốc gia trên toàn thế giới vào năm 2005, kết quả cho thấy không quá 60% thời gian làm việc của nhân viên là thật sự góp phần tạo ra sản phẩm. Điều này đồng nghĩa với việc các doanh nghiệp lãng phí đến 40% tổng số tiền lương, tiền phụ cấp, tiền bảo hiểm, chi phí văn phòng, điện nước... mà họ phải trả hàng tháng cho nhân viên của mình.

Theo VMI, quản lý thời gian là vấn đề cần được nhận thức và giải quyết ở cả hai cấp độ: Cấp độ tổ chức và cấp độ cá nhân. McKinsey, một công ty tư vấn quản lý hàng đầu thế giới cảnh báo: “Các doanh nghiệp cần phải giải quyết vấn đề quản lý thời gian một cách hệ thống thay vì chỉ phó mặc vấn đề này cho các cá nhân”.

PHẠM HÀO (tổng hợp)