Xây dựng hệ thống KPI phù hợp với thực tế doanh nghiệp
18/05/2015 0
KPI là một công cụ quản trị hiện đại trên thế giới đã có hơn 30 năm phát triển, đang được ứng dụng tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Một hệ thống KPI phù hợp với doanh nghiệp phụ thuộc vào việc nghiên cứu và xây dựng mô hình quản trị theo KPI của doanh nghiệp đó.
KPI là một công cụ quản trị hiện đại trên thế giới đã có hơn 30 năm phát triển, đang được ứng dụng tại nhiều doanh nghiệp Việt Nam. Một hệ thống KPI phù hợp với doanh nghiệp phụ thuộc vào việc nghiên cứu và xây dựng mô hình quản trị theo KPI của doanh nghiệp đó.
Nếu không có một công cụ đo lường chính xác, người ta dễ so sánh lệch lạc và thiếu thống nhất như câu chuyện dân gian "Thầy bói xem voi".
Key Performance Indicators (KPI) là một hệ thống công cụ đo lường và đánh giá hiệu quả công việc qua số liệu, tỷ lệ, chỉ tiêu định lượng, nhằm phản ánh hiệu quả hoạt động của các tổ chức hoặc bộ phận chức năng hay cá nhân. KPI được xây dựng theo từng bộ KPI, một KPI trong bộ KPI phải đáp ứng được vài tiêu chuẩn của một mục tiêu.
Một blog về quản trị nhân sự nêu mục đích của việc sử dụng KPI trong đánh giá thực hiện công việc là nhằm đảm bảo người lao động thực hiện đúng các trách nhiệm trong bản mô tả công việc của từng vị trí, chức danh cụ thể. Các chỉ số đánh giá mang tính định lượng cao, có thể đo lường cụ thể, do đó nâng cao hiệu quả đánh giá, việc đánh giá minh bạch, rõ ràng, cụ thể, công bằng và hiệu quả hơn...
Hệ thống KPI cần đảm bảo được tiêu chí SMART: S (Specific) Cụ thể; M (Measurable) Đo lường được; A (Achiveable) Có thể đạt được; R (Realistics) Thực tế; T (Timbound) Có thời hạn cụ thể. Blogger trên đề ra mô hình hình 8 bước xây dựng một bộ KPI:
- Bước 1: Xây dựng bản đồ chiến lược
- Bước 2: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs
- Bước 3: Xây dựng các câu hỏi về hiệu suất chính (Key Performance Question)
- Bước 4: Xác định các KRAs (Keys Result Area) của bộ phận (các chức năng/nhiệm vụ)
- Bước 5: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh
- Bước 6: Xác định các chỉ số KPIs (chỉ số đánh giá) và thu thập dữ liệu
- Bước 7: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được và các ngưỡng mục tiêu/hiệu quả kinh doanh
- Bước 8: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng.
ĐH Sư phạm Kỹ thuật TP HCM trên trang web của mình thì lại chia sẻ một quy trình xây dựng KPI gồm 6 bước:
- Bước 1: Xác định bộ phận/người xây dựng KPIs
- Bước 2: Xác định các KRAs (Keys Result Area) của bộ phận (các chức năng/nhiệm vụ).
- Bước 3: Xác định vị trí chức danh và các trách nhiệm chính của vị trí chức danh.
- Bước 4: Xác định các chỉ số KPIs (chỉ số đánh giá)
- Bước 5: Xác định mức độ điểm số cho các kết quả đạt được
- Bước 6: Liên hệ giữa kết quả đánh giá KPIs và lương, thưởng.
Một blog khác có tên Cloudjet có quy trình ngắn gọn hơn gồm 5 bước:
- Bước 1: Xác định các yêu cầu cơ bản của đánh giá thực hiện công việc
- Bước 2: Xác định phương pháp đánh giá thực hiện công việc
- Bước 3: Đảm bảo cấp quản lý thực hiện đầy đủ việc đánh giá thực hiện công việc
- Bước 4: Thảo luận với từng phòng ban, nhân viên về buổi đánh giá thực hiện công việc
- Bước 5: Thực hiện đánh giá thực hiện công việc theo KPI.
Một weblogger có tên Nozey Parkers khuyên doanh nghiệp nên chia sẻ thông tin với nhân viên một cách hiệu quả, bởi chính họ sẽ giúp cải thiện hệ thống KPI.
Theo blogger này, chỉ số KPI sẽ cho thấy doanh nghiệp đang hoạt động hiệu quả như thế nào, tỷ lệ tăng trưởng của từng bộ phận, từng nhân viên thậm chí là toàn thể doanh nghiệp. EduViet cho rằng, hệ thống KPI tốt là hệ thống KPI thực tế với hoàn cảnh doanh nghiệp, thu thập được thông tin chính xác với chi phí và thời gian hợp lý.
Tuy nhiên, những năm qua đã có nhiều doanh nghiệp thất bại trong việc ứng dụng KPI. Một chuyên gia chia sẻ với tờ Nhịp sống số rằng, chỉ sau khủng hoảng, các doanh nghiệp mới nhận thức được việc đánh giá chỉ số năng lực thực hiện công việc. Lý do các doanh nghiệp ứng dụng KPI không thành công là do họ không biết mình cần gì ở KPI và áp dụng nó một cách rất máy móc.
Vinacomin nêu ra những sai lầm phổ biến thường đến và phát sinh trong quá trình vận hành và triển khai hệ thống KPI: Doanh nghiệp Việt thường thiếu chiến lược kinh doanh; Nhầm lẫn giữa kế hoạch kinh doanh và các chỉ tiêu KPI; Ứng dụng một cách nửa vời; Thiếu kiên trì và thiếu quyết liệt khi ứng dụng; Thiếu hệ thống thu thập thông tin; Thiếu sự phân cấp trong hoạt động.
PHẠM HÀO (tổng hợp)
Các bài viết khác
