Tổ chức sự kiện: "Làm dâu" cũng lắm công phu

27/12/2013 0

Khi anh làm một cái gì đó phục vụ cho hàng trăm con người trong một tổ chức hay ngoài xã hội thì đều có thể ví như "làm dâu trăm họ". Một trong những việc "làm dâu" ấy được xếp vào hàng cực nhọc, đó là việc tổ chức sự kiện.

Những ai đã từng kinh qua công việc tổ chức sự kiện thì đều rõ, đây là công việc phải trải qua rất nhiều khâu, liên quan đến nhiều người ở nhiều cấp và bộ phận khác nhau trong một khoảng thời gian hầu như bao giờ cũng hạn hẹp. Càng gần đến ngày sự kiện diễn ra thì thời gian càng phi như ngựa và khi sự kiện diễn ra thì ban tổ chức chạy ra chạy vào như cháy nhà.

Trong công ty, tổ chức một sự kiện cũng trải qua những khâu cơ bản là lập kế hoạch, trình lãnh đạo duyệt, làm việc với kế toán để lấy kinh phí. Tuy nhiên, để có được kế hoạch, người tổ chức phải họp thống nhất với nhiều bên từ bên quản lý địa điểm, âm thanh, ánh sáng, thiết kế sân khấu, truyền thông, hậu cần... Sau kế hoạch là các thủ tục cho từng phần việc, là kịch bản, là nội dung chi tiết cho từng phần trong kịch bản, là dẫn chương trình...

Trước khi sự kiện diễn ra, người tổ chức phải sẵn sàng tất cả các khâu sao cho độ rủi ro thật thấp. Tuy nhiên, đây không phải là việc mà một người có thể kiểm soát tất cả. Sự kiện càng lớn thì công việc càng được phân công cho nhiều người, càng nhiều người thì chuyện trượt deadline càng dễ xảy ra. Chính vì vậy mà hiện nay có nhiều công ty chuyên tổ chức sự kiện, họ có một ê-kíp đã làm cùng nhau nhiều năm, dễ kiểm soát mọi thứ hơn.

Một vấn đề mà bất kỳ ai từng tổ chức sự kiện cũng đều phải công nhận, cháy kịch bản là chuyện thường tình. Từ sự việc này, sau sự kiện, hầu như không một ban tổ chức nào là không bị chỉ trích. Chính vì vậy, nhiều đơn vị tổ chức sự kiện hiện nay còn đặt ra chỉ tiêu khi lập kế hoạch. Sau sự kiện, ban tổ chức đạt chỉ tiêu thì có một khoản thưởng trích từ kinh phí tổ chức và mặc nhiên, mọi chỉ trích là vô giá trị.

Đã có nhiều kinh nghiệm được rút ra từ những sự cố không ngờ ở một vài đơn vị. Một công ty Nhà nước X lên kế hoạch tổ chức sự kiện cuối năm, ban tổ chức đều muốn một buổi sinh hoạt khác hẳn với những buổi trước. Một kế hoạch tổ chức sự kiện gala được lên khuôn với phong cách trẻ trung, sôi nổi và gần gũi. Những đến khi trình lên lãnh đạo thì mới biết, công ty bắt buộc phải tổ chức hội nghị tổng kết theo quy định chung.

Lãnh đạo một công ty cổ phần Y đã phải xin lỗi một ban nhạc sau sự kiện sinh nhật công ty. Sau khi thông báo mời ban nhạc đến chơi trong buổi lễ vừa trang trọng vừa sôi động này, cả ban nhạc đã tập trung tập luyện trong khoảng 1 tháng, trước hôm diễn ra sự kiện phải tổng duyệt tới tận khuya. Đến khi sự kiện diễn ra, gần đến giờ ban nhạc lên sân khấu vào cuối buổi, kịch bản quá thời lượng, buộc phải cắt để chuyển sang màn cả công ty khiêu vũ trên nền nhạc DJ. Không một ban nhạc nào có thể bình tĩnh với sự cố đó.

Có lẽ trong số những người có thâm niên công tác thì không ít người từng kinh qua các sự kiện nội bộ, từ nhân viên hành chính, nhân viên truyền thông, kinh doanh và cả cán bộ đoàn thể... ai ai cũng hoàn toàn có thể được huy động khi "nhà có đám". Sau sự kiện, họ đều cảm nhận được mình đã vượt qua một thử thách không nhỏ.

Phạm Hào