Gửi mail – không đơn giản chỉ là ấn nút “Send”

18/04/2013 0

Làm việc tại Intecom, việc ngồi một ngày đến 7 tiếng, gõ máy tính nhiều hơn là nói thì mọi việc trao đổi về công việc, thậm chí là tán gẫu, hò hẹn nhậu nhẹt chủ yếu là qua các hình thức Yahoo, Skype và một công cụ “chính thống” không thể thiếu là gửi e-mail.

Ở Intecom, nếu phải trả lời câu hỏi:
-   ” Ai là người bạn gặp nhiều nhất trong ngày?”
      Trả lời :” Đồng nghiệp”
-   “ Bạn làm gì nhiều nhất trong ngày?”
     Có lẽ đến 80% sẽ trả lời : “Nhìn màn hình, click chuột và gõ bàn phím”

Làm việc tại Intecom, việc ngồi một ngày đến 7 tiếng, gõ máy tính nhiều hơn là nói thì mọi việc trao đổi về công việc, thậm chí là tán gẫu, hò hẹn nhậu nhẹt chủ yếu là qua các hình thức Yahoo, Skype và một công cụ “chính thống” không thể thiếu là gửi e-mail.

Khởi đầu ngày mới bằng việc “Check mail”
Là Intecomer thì chắc chắn khi đến công ty, việc đầu tiên bạn làm là đăng nhập hệ thống email VTC, đọc các email mới, reply trả lời hoặc soạn nội dung email để gửi tương tác công việc. Không có e-mail thì không biết một ngày sẽ bắt đầu từ đâu, công việc hôm qua đạt kết quả thế nào, đối tác đã phản hồi gì cho mình hay chưa…Tóm lại là thông tin. Mọi thông tin từ A đến Z trong ngày đều xuất phát từ E-mail.

Gửi mail – không đơn giản chỉ là ấn nút “Send”
Sử dụng e-mail hàng ngày quá nhiều, thân thuộc nhưng đôi khi lại quên mất những văn hóa giao tiếp nho nhỏ khi gửi và nhận mail dẫn đến nhiều tính huống dở khóc, dở cười và khó xử.

Có chị A khi gửi có thói quen “Reply all” và “Send”, đối tượng nhận có cả những người không cần phải phản hồi mail khiến họ dần dần cứ nhìn thấy mail của anh ta nổi lên là “bỏ qua” vì đã quá quen với những mail không cần thiết đó.

Hay anh B thì thường xuyên không để ý phân biệt TO, CC và BCC. Muốn gửi cho ai chị chỉ đẩy toàn bộ mail vào phần TO. Thói quen đó đã khiến anh có lần phải chịu trận với hơn 100 mail reply lại với những ý kiến trái chiều và cứ reply đi reply lại một vấn đề do anh đã để TO lấy ý kiến tới hơn 10 người trong khi chỉ cần xin ý kiến 2 người liên quan đến công việc đó.

Nội dung e-mail khi soạn thảo nhiều anh chị gửi có khi chỉ một dòng yêu cầu ngắn gọn, không chủ ngữ, chào hỏi đầu cuối và lỗi chính tả thì còn phải nói… vô tình những điều đó sẽ khiến người nhận cảm thấy bị thiếu tôn trọng và thậm chí không muốn đọc và không muốn phản hồi mail.

Nội dung mail có thể sẽ diễn tả được phần nào tư cách của người gửi. Vì vậy bạn cứ hình dung khi ấn một nút “SEND” cũng giống như bạn đang hiện diện trước mặt người bạn yêu với đầy đủ “Tên-Đầu-Mình-Chân” rõ ràng. Đừng để đứng trước người ta mà bạn lại thiếu bất kỳ bộ phận nào và đặc biệt phải chắc chắn là bạn đến gõ cửa nhà người bạn yêu (To: đúng người cần nhận) chứ không phải nhà “hàng xóm”.

Mong các Intecomer nhà mình không ai gặp phải tình huống “phím sa, gà chết” trong quá trình “SEND EMAIL” nhé!

NOEL