Được sự phân công của PGĐ phụ trách truyền thông Lê Đức Sảo, nhóm truyền thông nội bộ của Công ty có xây dựng phương án để triển khai công tác truyền thông nội bộ trong thời gian tới, trong đó tập trung vào 3 mảng việc chính: Thứ nhất là triển khai tuần san Intecom News (hiện đã chạy được 10 số), thứ hai là hoàn thiện và cho ra mắt diễn đàn nội bộ online Intecom Family (tiền thân của Làng Intecom trước đây, dự kiến ra mắt vào ngày 10/10), và thứ ba là hệ thống hóa lại các sự kiện văn hóa truyền thống của Intecom để đưa vào triển khai thường niên hàng năm. Cả 3 việc này đều hướng tới một tiêu chung là tạo ra các kênh kết nối hiệu quả,  kịp thời phản ánh thông tin tới CBNV và tạo sợi dây liên kết CBNV thông qua các hoạt động và sự kiện.

Intecom News chính là yếu tố đầu tiên trong các kênh truyền thông mà chúng tôi đề nghị Công ty triển khai, việc này thực ra không mới vì VTC Online đã chạy được 100 số OnNews hàng tuần cũng như Nội san Onlife ra định kỳ 2 tháng/1 lần. Tuần san Intecom News của chúng ta ra đời cũng với mục đích tương tự, nhưng tập trung toàn bộ vào các hoạt động riêng của Intecom và với định hướng phong cách riêng của Intecom. Kết quả qua phản hồi của anh chị em CBNV thì khá tốt, mọi người nhiệt tình hưởng ứng và đón đọc thường xuyên, Ban biên tập sẽ tiếp tục lắng nghe để xây dựng tuần san này ngày một tốt hơn.

Công ty Intecom của chúng ta hoạt động trong lĩnh vực online, mức độ tương tác online cũng là khá cao. Intecom News có nhiều lợi thế về mức độ gọn gẽ và cô đọng, tuy nhiên điểm yếu của bản tin này là thiếu sự tương tác, với các thông tin được đưa ra CBNV không có cơ hội để bày tỏ "quan điểm" của mình (comment). Chính vì vậy có một kênh online như Intecom Family sẽ là kênh tương trợ hiệu quả cho tuần san Intecom News. Đồng thời thông qua kênh online này, chúng tôi cũng muốn tăng cường các hoạt đông tương tác giữa CBNV với nhau và với Ban lãnh đạo Công ty, sắp tới thường xuyên sẽ có các chủ đề để CBNV trao đổi thông qua Leader Talk. Nói chung thông qua diễn đàn này, CBNV sẽ được chia sẻ nhiều hơn.

Tôi được biết hiện nay mặc dù bị chặn (cười), tuy nhiên cộng đồng CBNV sử dụng facebook của chúng ta rất mạnh, mọi vấn đề đều được CBNV chia sẻ trên đây, tuy nhiên với mục tiêu và ý nghĩa của một diễn đàn nội bộ, tôi nghĩ diễn đàn online Intecom Family vẫn sẽ có chỗ đứng trong việc tham gia và chia sẻ ý kiến, suy nghĩ của anh chị em. Hơn nữa không phải ai cũng dùng facebook, nhưng tất cả mọi người có thể dễ dàng theo dõi và sử dụng Intecom Family. Chúng tôi cũng đã phân tích yếu tố mạng xã hội để đưa lên diễn đàn này. Và điều quan trọng nhất Intecom Family sẽ là diễn đàn để cả lãnh đạo - CBNV trao đổi, chia sẻ với nhau một cách thẳng thắn, điều mà các CBNV không tìm thấy khi sinh hoạt trên các mạng xã hội.

Khi Tổng công ty và Công ty thực hiện các bước quy hoạch về mô hình, trong đó có sự xuất hiện của Khối Công nghệ & Nội dung số và khái niệm VTC Family ra đời, chúng ta đã thực hiện một bước nâng cấp từ diễn đàn nội bộ Làng Intecom lên VTC Family, tuy nhiên không thành công, sự tham gia và hưởng ứng của CBNV thấp. Theo tôi có 3 nguyên nhân chính: Thứ nhất là vẫn có một sự khác biệt về văn hóa của từng đơn vị trong VTC Family và diễn đàn đã không đáp ứng được tính chất "riêng" và "cá tính" của đơn vị, vẫn một màu. Thứ hai về phương diện quản trị cũng không thưc sự tốt, chưa có sự đầu tư về cả con người và kỹ thuật. Và thứ ba, VTC Family giống như một sân chơi hẹp không phản ánh được các vấn đề nóng, các vấn đề CBNV quan tâm và cùng lúc xu hướng phát triển các mạng xã hội, blog phát triển mạnh mẽ, vì vậy CBNV không quan tâm nhiều đến sân chơi này.

Chúng tôi đặt mục tiêu Intecom Family sẽ có 5 sự khác biệt và tập trung đẩy mạnh. Thứ nhất, diễn đàn này sẽ phải phản ánh và cập nhật được các vấn đề nóng, những vấn đề mà CBNV quan tâm, kể cả là những "chất vấn" mà CBNV dành cho Lãnh đạo cty, chính vì vậy mà các bạn thấy mục Leader Talk được ưu tiên đặt ở vị trí quan trọng. Thứ hai, để duy trì được sức sống cho diễn đàn sẽ cần phải có một ban quản trị chuyên trách (trước đây chủ yếu do một số thành viên của ĐTN quản trị, lúc có lúc không do tác động của công việc chuyên môn), chúng tôi đang lên kế hoạch để chọn lựa và xây dựng Ban quản trị và quy chế hoạt động. Thứ ba, Intecom Family sẽ là kênh thông tin chính thống và đầy đủ cho tất cả các hoạt động sự kiện của Công ty, tại Intecom Family CBNV có thể tìm được tất cả, với khẩu hiệu "Intecom Family - Trái tim Intecom & Nhịp sống Intecomer". Thứ Tư, để CBNV thoải mái chia sẻ các ý kiến, thay vì sử dụng tài khoản email như các diễn đàn trước đây, thì với Intecom Family CBNV sẽ sử dụng nickname để trao đổi ý kiến. Thứ năm, tương thích với xu hướng mạng xã hội, Intecom Family cũng sẽ tích hợp nhiều tính năng mạng xã hội như like, comment, viết status/up ảnh lên diễn đàn ... và các nội dung của Intecom Family có thể dễ dàng share lên các mạng xã hội như facebook.

Chúng ta đang sống trong kỷ nguyên xã hội thông tin, thực sự rất khó để mà kiểm soát hết toàn bộ, hơn nữa việc minh bạch hóa thông tin cũng là mục tiêu của cả Ban lãnh đạo để CBNV cùng nắm và hiểu đúng các hoạt động trong công ty, thay vì các thông tin mù mờ phát sinh nhiều luồng ý kiến không đúng. 

Tuy nhiên vấn đề kiểm soát thông tin nội bộ tất nhiên là chúng tôi cũng đã tính đến. Thứ nhất là ở việc định hướng và quy định các thông tin CBNV không được đưa, thứ hai ban quản trị sẽ thực hiện cơ chế hậu kiểm, chúng tôi đang hoàn thiện phương án kỹ thuật để Ban quản trị có thể kiểm soát kịp thời việc hậu kiểm này.

Hơn trên hết, rất mong anh chị em khi sử dụng diễn đàn nội bộ để đưa các thông tin thì không đưa các thông tin chưa được kiểm chứng ảnh hưởng không tốt cho Công ty, cho cá nhân thành viên, hoặc các thông tin được quy định là chỉ lưu hành trong nội bộ.