Hòm thư góp ý nhằm phát huy quy chế dân chủ ở cơ sở, quyền và trách nhiệm của bộ phận, cá nhân tham gia xây dựng môi trường trong sạch, vững mạnh, nâng cao hiệu quả quản lý các cấp; Chấn chỉnh tác phong, lề lối làm việc; Xây dựng VHDN mang đậm bản sắc VTC Intecom nhiệt huyết, năng động, sáng tạo, hiệu quả, gắn kết như thông điệp trong Tầm nhìn, Sứ mệnh và Giá trị cốt lõi Tổng Công ty VTC đã đề ra.

Quy chế sử dụng hòm thư góp ý quy định việc tiếp nhận, xử lý phản ánh, kiến nghị của cá nhân, tập thể về tất cả các vấn đề từ SXKD tới phong cách làm việc, VHDN... Quy chế không quy định việc tiếp nhận đơn thư khiếu nại, tố cáo và giải quyết khiếu nại tố cáo, không tiếp nhận giải quyết các vấn đề ngoài phạm vi công việc và chức năng nhiệm vụ, phạm vi và lĩnh vực hoạt động của Công ty.

Cũng theo Quy chế, tập thể, cá nhân tham gia góp ý phải đưa những nội dung phù hợp với quy chế và các quy định hiện hành; các ý kiến góp ý bằng văn bản của bộ phận phải do Trưởng bộ phận ký tên, không nhân danh cá nhân. Quy chế nghiêm cấm lợi dụng việc góp ý để vu cáo, đả kích, bôi xấu làm ảnh hưởng đến uy tín, hoạt động của tập thể, cá nhân được góp ý.

Hòm thư góp ý được mở định kỳ mỗi tuần một lần vào lúc 9h00 thứ Sáu hàng tuần trong giờ làm việc và được theo dõi bằng sổ ghi chép. Trưởng phòng TCHC, Chủ tịch Công đoàn Công ty (hoặc người được Chủ tịch ủy quyền) và Trưởng ban Thanh tra nhân dân (hoặc người được Trưởng ban ủy quyền) sẽ cùng chịu trách nhiệm mở hòm thư.

Giám đốc Công ty sẽ tiếp nhận, xử lý tất cả các thư góp ý gửi vào hòm thư, qua đó phân tích, tìm nguyên nhân và cử cán bộ các bộ phận xử lý theo quy định.